Organisme de formation
Présentation des règles à respecter en vue de la création et du fonctionnement d’un organisme de formation intervenant dans le cadre de la formation professionnelle continue : déclaration d'activité, obligations à l'égard des stagiaires, bilan pédagogique et financier notamment.Le terme de dispensateur de formation ou de prestataire de formation sont les termes génériques pour désigner l'ensemble des structures et individus (personnes morales et physiques) exerçant une activité de formation.
L'activité de dispensateur de formation est règlementée.
L'activité de dispensateur de formation est règlementée.
- La déclaration d'activité
La déclaration d'activité a remplacé la déclaration préalable d'existence. Ainsi, toute personne qui réalise des prestations de formation doit déposer, lors de la signature de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, une déclaration d'activité auprès de la DRTEFP. Cette déclaration est une obligation légale. Un dossier de déclaration d'activité est à retirer auprès des services du contrôle à la DRTEFP.
Dans les 15 jours à compter de la remise du dossier complet, un numéro d'enregistrement sera attribué à l'organisme de formation.
Ce numéro d'enregistrement n'est en aucun cas un agrément. Il a une portée nationale : l'organisme peut donc intervenir sans autre formalité sur l'ensemble du territoire français.
Toute modification relative à la déclaration initiale (modification d'adresse, de statut, cessation d'activité...) doit être portée à la connaissance de la DRTEFP dans un délai de 15 jours.
La déclaration devient caduque si, pendant deux années consécutives, l'organisme n'a pas eu d'activité ou s'il n'a pas présenté de bilan pédagogique et financier à la DRTEFP. Dans ce cas, l'organisme de formation fait l'objet d'une radiation automatique.
Situation des organismes de formation étrangers : S'ils exercent leur activité sur le territoire français, ils sont tenus de désigner un représentant domicilié en France afin de répondre en leur nom aux obligations fixées par le code du travail.
Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social se situe dans un pays de l'Union Européenne ou appartenant à l'Espace Economique Européen, et qui interviennent de manière occasionnelle en France. - Statut
L'activité de prestataire de formation peut être exercée par toute personne physique ou morale de droit privé ou public.
Aucune forme juridique particulière n'est imposée : société commerciale, association, profession libérale...
- Bilan pédagogique et financier
Chaque année l'organisme de formation doit remplir et déposer, avant le 30 avril, un bilan pédagogique et financier qui lui a été transmis par la DRTEFP.
Ce bilan retrace les activités pédagogiques (actions de formation) menées par l'organisme ainsi que ses produits (revenus) et ses charges. - Comptabilité
Le prestataire de formation de droit privé est soumis à la présentation d'un plan comptable adapté (comptes spécifiques à la formation).
Lorsqu'il a des activités multiples ou un statut de droit public, il doit établir une comptabilité distincte pour les activités relevant de la formation. - Commissaire aux comptes
La désignation d'un commissaire aux comptes est obligatoire pour les organismes de droit privé si 2 des 3 conditions suivantes sont réunies :
- 3 salariés au moins,
- 152 449, 02 € de chiffre d'affaires au minimum,
- 228 673,53 € au bilan au minimum.
- Fiscalité
- TVA :
Les organismes de formation de droit privé sont assujettis à la TVA.
Cependant, les organismes de droit privé peuvent demander une exonération de TVA auprès de leur service fiscal (centre des impôts, formulaire 3511) au titre de leur seule activité " formation professionnelle ". Ce formulaire est à adresser la direction régionale du travail et de la formation professionnelle (DRTEFP).C'est une option irréversible.
Les personnes de droit public sont exonérées de TVA pour les formations qu'elles dispensent.
- Impôts sur les sociétés :
Selon l'instruction du 15/09/98 de l'administration fiscale, des critères permettent de mieux apprécier dans quelles conditions des organismes sans but lucratif (associations) peuvent voir certaines de leurs activités considérées comme lucratives et à ce titre soumis aux impôts commerciaux (impôt sur les sociétés, taxe professionnelle, TVA).
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Publicité et démarchage
Un organisme de formation peut faire appel à la publicité mais cette utilisation est réglementée. Si l’organisme fait mention de sa déclaration d’activité dans l’annonce publicitaire, cette mention doit être réalisée de la manière suivante : « enregistré sous le numéro……. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.
La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d'accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. Il est interdit de faire état du caractère imputable des dépenses liées aux actions de formation sur la participation des entreprises.
Le démarchage effectué pour le compte d'un dispensateur de formation est désormais possible sans restriction. -
Convention collective des organismes de formation
Dans leurs relations avec leur personnel, les organismes de formation de droit privé sont soumis à l'application de la convention collective des organismes de formation qui fixe notamment la réglementation en matière de classification, descriptif de fonctions, protection sociale...
- Formalités administratives :
- établissement d'un règlement intérieur applicable aux stagiaires (règles en matière d'hygiène et de sécurité, règles disciplinaires, modalités de représentation des stagiaires pour les actions de formation supérieures à 500 heures...). Il doit être établi dans les 3 mois suivant le début de l'activité.
- Information
Les informations demandées à un candidat à une formation ou à un stagiaire doivent avoir comme seul objectif l’appréciation de l’aptitude à suivre la formation et présenter un lien direct avec celle-ci.
D'autre part, l'organisme doit remettre, avant toute inscrition définitive et tout versement de frais, des documents : programme détaillé, liste des formateurs, procédures de validation, horaires, règlement intérieur. - Protection sociale
Tout stagiaire de formation professionnelle continue bénéficie d'une protection sociale, qu'il soit rémunéré ou non rémunéré (Panorama de la protection sociale des stagiaires).
La responsabilité de l'affiliation éventuelle des stagiaires à la sécurité sociale incombe au directeur du centre de formation.
La déclaration d'accident de travail ou de trajet à l'occasion de la formation relève de la compétence du directeur de l'organisme.
- A l'égard des entreprises
L’organisme peut, soit passer une convention de formation avec une entreprise, soit en cas d’absence de convention, présenter un bon de commande ou une facture. Dans les deux cas, des mentions obligatoires doivent figurer sur ces documents : intitulé de l'action de formation, sa nature, sa durée, les effectifs concernés, les modalités de déroulement et de sanction de la formation, son prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques.
Les bons de commandes et factures constituent ainsi des pièces susceptibles de formaliser l'achat entre les entreprises et les organismes de formation - A l'égard des financeurs publics
En fonction des priorités de leurs programmes de formation, l'État et le Conseil Régional passent des conventions avec des organismes de formation en vue de la réalisation d'actions de formation (offre de stages agréés).
Ils interviennent le plus souvent sur la base d'un appel à projets accompagné d'un cahier des charges.
Avec le décret du 7 mars 2001, la commande publique de formation continue est désormais soumise au code des marchés publics.
- A l'égard des personnes finançant elles-mêmes leur formation
Etablissement d'un contrat de formation : lorsqu'un particulier entreprend une formation de sa propre initiative et à ses frais, un contrat doit être conclu.
Ce contrat doit préciser sous peine de nullité : la nature, la durée, le programme, l'objet des actions, les effectifs concernés, le niveau des connaissances requis, les moyens pédagogiques, les modalités de contrôle des connaissances, les titres des formateurs, la nature de la certification délivrée en fin de formation, les modalités de paiement et les conséquences d'une rupture anticipée.
Le stagiaire dispose d'un délai de rétractation de 10 jours, et ce n'est qu'à l'issue de ce délai qu'un paiement peut être exigé. Le paiement ne peut être supérieur à 30 % du prix convenu, le solde faisant l'objet d'un échelonnement.
Lorsque la formation se déroule en partie en entreprise (stage pratique en entreprise), l'entreprise peut être considérée comme étant en sous-traitance par rapport à l'organisme de formation.
Aussi est-il nécessaire de formaliser les relations entre les deux contractants par l'établissement d'une convention de formation qui va définir les objectifs du stage pratique, la durée, les horaires et préciser les responsabilités civiles.
L'État exerce sur tous les dispensateurs de formation un contrôle administratif et financier à travers notamment le bilan pédagogique et financier.
Ce contrôle peut concerner tout ou partie de l'activité, des actions de formation et des dépenses de l'organisme de formation. Il porte sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques.
L'État contrôle également les conditions d'exécution des conventions qu'il finance.
Le contrôle est exercé par des inspecteurs et des contrôleurs de la formation commissionnés par le Préfet.
Il peut s'effectuer sur pièces ou sur place. Le prestataire de formation doit être en mesure de :
Ce contrôle peut concerner tout ou partie de l'activité, des actions de formation et des dépenses de l'organisme de formation. Il porte sur les moyens financiers, techniques et pédagogiques.
L'État contrôle également les conditions d'exécution des conventions qu'il finance.
Le contrôle est exercé par des inspecteurs et des contrôleurs de la formation commissionnés par le Préfet.
Il peut s'effectuer sur pièces ou sur place. Le prestataire de formation doit être en mesure de :
- présenter les documents établissant l'origine des produits et des fonds reçus ainsi que la nature et la réalité des dépenses exposées pour l'exercice des activités conduites en matière de formation professionnelle continue ;
- justifier le rattachement et le bien-fondé de ces dépenses à leurs activités ainsi que la conformité de l'utilisation des fonds aux dispositions législatives et réglementaires régissant ces activités.
- DRTEFP - Service régional du contrôle,
- CARIF - Base de données sur les organismes de formation.
- FFP - Convention collective des organismes de formation
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